|
Inngående post leveres arkivtjenesten. E- post som er arkivverdig importeres i sak/ arkivsystemet og arkivlegges av saksbehandler. Arkivtjenesten åpner e-posten som kommer til felles e-postmottak og journalfører eventuell arkivverdig e-post og fordeler til saksbehanlder. Personlig adressert post skal leveres uåpnet til rette vedkommende, med mindre det er gjort en skriftlig avtale om noe annet. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som
arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost. Arkivverdig post stemples og skannes for videre journalføring.
- Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om kommunenavn og mottaksdato.
- Saksdokumentene skal skannes etter åpning og stempling.
- Saksdokumentene skal klasserest etter rett ordningsprinsipp.
- Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker.
- Hvis journalposten består av flere dokumenter, må ett av dokumentene registreres som hoveddokument og de andre som vedlegg.
- Tilgangskode registreres sammen med evt. gradering av unntatt offentlighet, rett lovhjemmel og evt. sladding av journalinformasjon. Leder/saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere alle offentlighetsvurderinger og eventuelt rette disse.
- Ved tvil påfører arkivtjenesten tilgangskode xx. Leder/stedfortreder må offentlighetsvurdere journalposten innen tre dager.
|