|
Periodisering vil si å lage skiller i arkivet for å lette gjenfinning og skape oversikt. Formålet med periodiseringen er å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv. Periodisering bør gjennomføres hvert 4. år og skal gjennomføres ved store organisatoriske endringer eller innføring av nye arkivsystem. Arkivperiodene vil hovedsaklig samsvare med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet. Både fysisk papirarkiv og elektronisk arkiv skal periodiseres. Elektronisk arkiv Man kan ha mykt periodeskille i elektronisk arkiv, Det innebærer at man fra en bestemt dato gjør alle nyregistreringer av saker i ny arkivdel. Dersom det foretas registreringer i eksisterende saker i arkivdel som skal avsluttes, vil disse sakene i sin helhet flyttes med over i ny aktiv arkivdel. Etter en overlappingsperiode på ca 2 år, skal eldre arkivdel stenges helt for endring og periodiseres. Det anbefales å periodisere alle arkivdeler samtidig, også de objektbaserte arkivelene. Avsluttet arkivdel vil være tilgjengelig for søk så lenge arkivskaper legger til rette for det, men det skal umiddelbart etter periodisering tas uttrekk av arkivet for avlevering til depot for langtidsbevaring. Papir arkiv Ved periodisering av papirbaserte arkiv settes et skarpt skille. Alle aktive saker stenges for nyregistreringer og overføres til bortsettingsarkiv/ historisk arkiv eller overføres til ny arkivperiode. Det må lages henvisninger i journal og saksmappe mellom de to arkivdelen for de sakene som krysser periodeskillet
- Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn.
- Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn .
- Postjournaler: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn.
- Spesialarkiv/ objektbasert arkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet.
- Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med instruks for periodisering av saksarkiv. Utskillingen av avsluttede saker skal gjøres på følgende måte:
Saksmappene som er skilt ut fra saksarkivet, skal legges i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser arkivskaper, ytterår og innhold. Skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:
- navn på kommune
- navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling)
- arkivdel (kopibok, k-kodearkiv etc.)
- innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen)
- tidsrom arkivmaterialet omfatter.
Videre skal man gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Det skal også utarbeides liste over materiale som blir kassert, og en fullstendig arkivliste over det som bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres spesielt. |